Excel电子表格：导航，快捷键，数据排序和过滤器，公式和函数

Excel电子表格做的很多，从制作列表到处理数字，充当复杂的平面文件数据库。我们正在创建本指南，以确保您掌握所有必需品和更多。随着时间的推移，我们将添加到本指南中，因此请将其添加到书签中，然后再继续学习。

Excel电子表格如何工作：基本知识

将Excel电子表格视为以簿记员分类帐为模型的电子平面文件数据库。 Excel的“电子表格”就像分类账的页面一样，Excel的“工作簿”电子表格分组类似于整个分类帐。电子表格的最佳用途是为用户提供一组屏幕上的记录，以便于管理。

本文提及

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电子表格中的数据是数据库。电子表格存储和维护关联字段（或列）中的记录行，并使用公式来计算电子表格数据的结果。

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附加功能列表很长：表格，图形，图表，拼写检查，同义词库，文本和数字的自定义格式，自定义报告，印刷等等。这些功能大部分都是用户友好的，而且非常直观，您可以在功能区菜单上的选项卡下自由发现它们的工作方式和功能。

更复杂的功能（如公式，数据透视表，宏和自定义Visual Basic编程是大多数用户需要指导的领域。我们将在相关文章中介绍其中的一些主题，但与此同时，您可以使用Excel的大量更新的帮助文件来了解它们。

使用Excel直观的帮助菜单

使用Excel丰富的帮助菜单了解其更复杂的功能。在Excel中，功能键F1和功能区菜单右上角的白色问号可以访问联机帮助菜单。您可以在搜索框中键入主题，命令，功能或选项，Excel将返回相关项目的长菜单列表。滚动选项并选择（双击）符合您特定需求的选项。 Excel然后返回一个包含更多详细选项的子菜单列表或提供原始请求的说明。

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使用Excel的帮助菜单和教程

在2016版中，Excel添加了更直观的方法访问帮助信息。有一个新选项卡，称为 在功能区菜单的末尾告诉我您要执行的操作 。只需点击此选项卡（或按 Alt + Q ）并输入您的问题，主题，命令，功能或选项。从出现的列表中选择一个选项，Excel将提供说明或直接将您带到程序中的正确位置。

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Excel的 告诉我你想做什么 标签可让您键入搜索查询或自然语言请求，以帮助您找到正确的菜单项或更多信息。

Excel导航和快捷键

Excel的导航和快捷键可以帮助您更快，更精确地围绕任何尺寸的电子表格移动。了解这些基础知识以加快您的工作速度，并查看Microsoft的完整Excel列表快捷键列表，了解更多快捷方式。我们也有一些很棒的技巧来管理庞大的电子表格。

1。从单元格移动到单元格

将数据输入单元格后，按下其中一个箭头键接受数据并同时移动光标（上，下，左，右）。如果按下 Enter 键，光标向下移动，因为垂直（向下一列）输入数据比水平输入数据（跨列）快得多

注意：在输入名称和地址等相关信息时，此方案似乎不合逻辑，因为我们习惯于一次输入一条记录（或一行）的信息。但是，如果您可以按字段（列）管理数据 - 例如，首先输入所有名称，然后输入所有地址 - 此方法要快得多。询问每天计算数百列数字的会计师。

2。在整个电子表格中导航

使用这些键和组合键可以比使用鼠标更快地操作电子表格。

请注意，任何由连字符分隔的按键组合都意味着必须连续按键（一次一个）。用加号分隔的组合键是同时击键（例如 Ctrl + Home ），这意味着您按 Ctrl 键并按住 Home 键（同时），然后释放两个键

Enter 向下移动光标

Shift + Enter 向上移动光标

Tab 将光标向右移动。 > Shift + Tab

将其移回左侧。 PageUp

和 PageDown 向上或向下移动一个全屏。 Alt + PageDown

将全屏移动到righ Alt + PageUp

向左移动一个全屏幕

Home 键将光标移动到列A中当前行的开始位置。例如，如果光标在第5行（在任何一列中），然后按Home键，光标移动到A5。 Ctrl + Home

将光标移动到原始位置（A1）。

键将光标移动到包含 之前的数据 的任何列或行的末尾。考虑一下这个例子：你的光标在A1上，而你有记录到A15，并出栏到G列。如果你按下 End 键，然后按下向下箭头，光标移动到最后一个单元格A15），因为A16是一个空单元格。如果数据在A17中恢复，您必须按 End-Down 才能到达该单元。按

Alt 键访问（并查看）快捷键（突出显示的字母与黑匣子）为功能区菜单上的选项卡。如果此时按字母 P ，则页面布局菜单将显示更多快捷键。例如，在 页面布局 选项卡下，可以按 M 作为边距， O 作为方向，或者 G 作为背景。 如果您选择

M 作为边距，则会出现边距子菜单，并通过突出显示的字母提供选项。请注意字母'A'用于自定义边距。按下此按钮，出现页面设置屏幕，同时选择 边距 选项卡。填写您的自定义数据并点击 确定 。 JD Sartain / PC World

导航键加快捷键访问菜单和命令

注意：一旦您记住这些快捷键，您可以键入

Alt-PMA （连续按键）或 Alt + PMA （同时和连续击键）以直接冲刺至自定义页边距。这一选择是Excel 2013和2016中的一项新发展。 在创建宏时，理解和使用导航和菜单/命令键是必不可少的，因为这些小自定义程序是操纵每一个变化数据的流畅的动态指令。如果您在宏中对单元格地址进行硬编码，那么使用该宏添加，删除或更改数据库的结果将不准确。

了解Excel中的数据排序和数据过滤器

许多Excel用户误解了程序的排序和过滤过程。大多数数据库通常会将排序命令（称为索引）与查询 - 信息请求（可能包含或不包含过滤器）组合起来，以便提取符合特定条件的信息。在Excel中，您可以按邮政编码排序以获得邮资折扣或按状态排序，以查看每个客户有多少个客户。

可以使用功能区菜单上的单个按钮完成基本排序。您甚至不必突出显示范围（尽管建议和安全）。

1。将光标放在数据库内的任何位置（在要排序的列上）。请注意，Excel会自动突出显示整个范围。

2.单击

数据 选项卡，然后单击 排序A-Z 或 排序Z-A 按钮对数据进行排序。另一种方法：将光标放置在数据库内的任何位置），点击 排序

按钮，出现排序对话框。请注意，即使您的光标位于单元格C12（State = New York）上，排序菜单仍会提示输入 分类 键， 分类 信息，并且排序 订单 。 4。选择状态

，跳过 排序 字段，然后选择 A-Z 作为排序顺序，Excel按字母顺序排序信息。要按多个字段排序（称为排序键），请重复步骤3和4，然后单击 添加级别 按钮，然后从

中的下拉列表中选择另一个字段（在列下） 字段。选择 团队 6。点击 确定 ，然后注意到数据首先按状态排序，然后按队列排序。

PC世界/ JD Sartain 排序数据范围的基本知识在Excel中。 7。使用过滤器排序和显示特定数据有点不同。将光标放在A1上，或范围内的任何地方，或者您想要排序的列上。

8。单击

数据

选项卡下的

过滤器 按钮。注意每个列/字段名称旁边出现向下箭头的小框。 9。单击状态字段上的箭头，弹出 排序和过滤器 对话框菜单。请注意，选中

全选 框;因此，每个状态也被检查。 10。取消选中 全选 框，然后选中要从该数据库中过滤掉的状态。在这个例子中，选中加利福尼亚，点击

确定 ，数据库将被缩减为只有那些等于加州的行和记录。请注意，行现在说的是1,7,8和18到1048576.还要注意，数据在加利福尼亚州由Team排序。 完成后，再次点击 过滤器 按钮并恢复原始数据库（因为过滤器不会删除您的记录;它们只是暂时隐藏）。

PC World / JD Sartain 使用过滤器排序并显示特定数据 注意：

对于具有多个过滤器的复杂查询，请使用关系数据库电子表格并创建数据透视表报表。

Excel公式和函数：我们最好的提示

Excel公式和函数是什么让电子表格打勾，我们已经写了很多关于他们过去。查看这些基本教程以获取更多信息： Excel公式备忘单：15个用于计算和其他常见任务的基本技巧

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